Pada sistem antrian konvensional rumah sakit seringkali terjadi penumpukan antrean khususnya pada bagian pendaftaran, terkadang antrean yang membludak menyebabkan kerugian bagi rumah sakit dan pasien jika tidak tersedianya penanganan yang baik dari pihak rumah sakit, ditambah di tengah pandemi yang masih terjadi di Indonesia. 

Jika hal tersebut terus terjadi, bukan tidak mungkin pelayanan pasien akan berkurang dan rumah sakit mungkin mendapatkan ulasan negatif dari pasien. 

Solusinya adalah dengan menggunakan antrean online, antrean online dapat mengurangi tumpukan keramaian di tempat, khususnya pada proses pendaftaran dengan mengurangi prosedur pada sistem antrean konvensional.

Apa itu Antrean Online?

Antrean online merupakan software berbentuk aplikasi atau web yang dapat diakses melalui gadget pasien . Alih-alih melakukan registrasi offline yang harus dilakukan di rumah sakit, pendaftaran online dapat dilakukan pasien di rumah masing-masing dan akan mendapatkan nomor antrean setelahnya. Dengan itu, antrean akan berkurang karena pasien akan langsung masuk ke tahap verifikasi singkat pendaftaran kemudian masuk langsung ke tahap konsultasi dokter.

Dalam dunia medis, waktu sangatlah berharga. Setiap detik dapat memengaruhi nyawa seseorang. Di rumah sakit, waktu tunggu adalah masalah yang seringkali dihadapi pasien. Lamanya waktu tunggu dapat menyebabkan kekecewaan, ketidaknyamanan, dan bahkan berdampak negatif pada perawatan yang diterima pasien. Namun, dengan kemajuan teknologi, rumah sakit kini dapat mengatasi masalah ini melalui sistem antrean online. Sistem ini membantu rumah sakit mengurangi waktu tunggu pasien dan meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan.

Apa Manfaat Menerapkan Antrean Online?

• Efisiensi budget

dengan antrean online Anda dapat mengurangi ruang tunggu dan mengalihkannya ke ruangan lainnya yang lebih produktif.

• Mengurangi proses antrean dan waktu tunggu di rumah sakit

Sebelum adanya sistem antrean online, pasien seringkali harus mengantri untuk mendapatkan nomor antrean, mengisi formulir pendaftaran, dan menunggu panggilan untuk dipanggil oleh petugas. Proses ini memakan waktu yang cukup lama dan bisa menjadi sangat melelahkan bagi pasien yang sudah dalam kondisi yang lemah. Dengan adanya sistem antrean online, pasien dapat mendaftar sebelumnya dan menghindari antrian panjang di lokasi. Mereka hanya perlu tiba di rumah sakit sesuai dengan jadwal yang telah mereka tetapkan, menghemat waktu yang berharga. Sehingga  antrean online dapat meningkatkan kenyamanan pasien secara signifikan.

• Efisiensi Penjadwalan yang Lebih Baik

Sistem antrean online membantu rumah sakit mengatur jadwal dengan lebih baik. Dengan melihat jumlah pasien yang mendaftar dan perkiraan waktu pemeriksaan, rumah sakit dapat mengatur jadwal dengan lebih efisien. Hal ini membantu menghindari kelebihan beban pada satu waktu tertentu dan memastikan waktu tunggu pasien menjadi lebih singkat. Dalam jangka panjang, sistem ini juga membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya rumah sakit, termasuk dokter, perawat, dan fasilitas medis lainnya.

• Informasi mudah dan cepat diakses

Anda dapat memberikan informasi langsung pada pengguna aplikasi, sehingga informasi dapat langsung diterima oleh pengguna rumah sakit.

• Kenyamanan bagi pasien

Salah satu manfaat utama dari sistem antrean online adalah kenyamanan bagi pasien. Pasien tidak perlu datang lebih awal untuk mendaftar atau menunggu di ruang tunggu yang padat. Mereka dapat mengatur waktu kunjungan sesuai kebutuhan dan tiba di rumah sakit sesuai dengan jadwal yang telah mereka tetapkan. Hal ini membantu mengurangi stres dan kecemasan yang seringkali dialami pasien ketika harus menghadapi antrian panjang di rumah sakit. Pasien dapat merasa lebih tenang dan fokus pada pemulihan mereka. Meminimalisir kontak yang tidak perlu dengan pasien, pasien tidak harus mengisi formulir pendaftaran di tempat.

• Layanan dapat aktif 24 Jam / 7 Hari

sistem antrean online dapat difungsikan setiap hari.

• Transparansi dan Komunikasi yang Lebih Baik

Sistem antrean online memberikan transparansi dan komunikasi yang lebih baik antara rumah sakit dan pasien. Pasien dapat melihat perkiraan waktu tunggu mereka secara real-time melalui sistem ini. Jika ada perubahan jadwal atau penundaan, rumah sakit dapat memberikan notifikasi kepada pasien melalui pesan teks atau email. Hal ini membantu pasien untuk tetap terinformasi dan mempersiapkan diri dengan lebih baik. Pasien merasa lebih terhubung dengan rumah sakit dan merasa memiliki kontrol yang lebih besar atas kunjungan mereka.

• Memberikan kredibilitas bagi rumah sakit

Dengan adanya sistem informasi manajemen rumah sakit yang baik maka rumah sakit dianggap mampu dan sudah memenuhi kesiapan teknologi dan kualitas pelayanan kesehatan di masa mendatang.

Bagaimana Cara Menerapkan Sistem Antrean Online?

Untuk membuat sistem antrean online Anda dapat membuatnya sendiri maupun menggunakan vendor penyedia layanan SIMRS yang sudah memiliki fitur sistem antrean online ini. 

Anda juga perlu mempertimbangkan, apakah sistem akan dibangun dari 0 atau menggunakan sistem yang sudah ada, semua kembali kepada kebutuhan Anda. Ada kelebihan maupun kekurangan dari keduanya. Sistem yang dibuat sendiri biasanya memakan sumber daya dan dana yang cukup besar, tetapi memiliki fleksibilitas karena sistem dibuat dengan kebutuhan dan pertimbangan yang rumah sakit buat. Sedangkan sistem yang sudah jadi juga merupakan solusi jitu lainnya, biasanya biaya akan rendah dan beberapa vendor memberikan biaya langganan yg cukup terjangkau, sistem yang dibangun juga cukup lengkap.

Tantangan dalam Implementasi Sistem Antrean Online

Meskipun sistem antrean online memiliki banyak manfaat, ada beberapa tantangan yang perlu diatasi. Pertama, aksesibilitas teknologi menjadi faktor penting. Tidak semua pasien memiliki akses internet atau perangkat yang diperlukan untuk menggunakan sistem ini. Rumah sakit perlu menyediakan alternatif seperti layanan pendaftaran manual untuk pasien yang tidak dapat menggunakan sistem antrean online. Selain itu, edukasi dan sosialisasi mengenai penggunaan sistem ini juga perlu dilakukan agar semua pasien dapat memanfaatkannya.

Kedua, perlu pemahaman dan dukungan dari seluruh staf rumah sakit. Sistem antrean online hanya akan efektif jika semua staf terlatih dan terbiasa dengan penggunaannya. Pelatihan yang memadai dan dukungan teknis diperlukan untuk memastikan implementasi yang sukses. Staf rumah sakit perlu memahami bagaimana sistem ini bekerja dan bagaimana mereka dapat berkontribusi dalam menjalankannya.

Sistem antrean online membantu rumah sakit mengatasi masalah waktu tunggu pasien. Dengan menggunakan teknologi internet, sistem ini mengurangi waktu tunggu yang tidak perlu, meningkatkan efisiensi penjadwalan, memberikan kenyamanan bagi pasien, dan meningkatkan komunikasi antara rumah sakit dan pasien. Meskipun ada tantangan yang perlu diatasi, sistem antrean online adalah langkah positif dalam meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan. Diharapkan sistem ini dapat diterapkan secara lebih luas di rumah sakit di seluruh Indonesia untuk memberikan manfaat yang lebih besar bagi pasien. Dengan adanya sistem antrean online, pasien dapat merasa lebih dihargai dan mendapatkan perawatan yang lebih baik. Rumah sakit juga dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka, meningkatkan kepuasan pasien, dan memberikan layanan yang berkualitas tinggi.

Demikian merupakan pembahasan mengenai manfaat sistem antrean online yang dapat  Anda terapkan di perusahaan Anda.

Membutuhkan layanan sistem antrean rumah sakit? Anda dapat menghubungi kami disini hotline aido.