Setiap pasien yang datang ke fasilitas pelayanan kesehatan memiliki dokumen rekam medis untuk pencatatan identitas pasien, konsultasi dokter dan pengobatan pasien. Setiap rekam medis memiliki nomor rekam medis untuk mempermudah petugas rekam medis mencari berkas rekam medis dan mempersingkat waktu pelayanan.

Terdapat 3 (tiga) sistem penomoran rekam medis

1. Cara Seri (Serial Numbering System)

2. Cara Unit (Unit Numbering System)

3. Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Cara Seri (Serial Numbering System)

Pemberian nomor rekam medis yang baru kepada pasien yang datang berobat, meskipun ia sudah pernah berobat di fasilitas kesehatan tersebut. Sebagai contoh, seorang pasien datang sebanyak 3 kali, maka ia akan mendapatkan 3 nomor rekam medis yang berbeda. 

Kelebihan

Kelebihan sistem penomoran seri adalah pasien dapat langsung memperoleh berkas rekam medisnya, tanpa harus menunggu petugas rekam medis mencari dokumen rekam medis lamanya. Pasien tidak harus membawa kartu identitas berobat (KIB) setiap kali datang karena ia selalu mendapatkan dokumen rekam medis yang baru.

Kekurangan

Kekurangan bagi pasien adalah informasi atau catatan yang dituliskan pada dokumen sebelumnya tidak dapat dibaca pada kunjungan berikutnya (tidak ada kesinambungan informasi medis). Sistem penomoran seperti ini membutuhkan tempat penyimpanan yang besar, sehingga petugas rekam medis mengalami kesulitan dalam menyimpan, atau mencari dokumen lama ketika diminta oleh dokter.

Cara Unit (Unit Numbering System)

Sistem penomoran rekam medis yang hanya dimiliki oleh satu pasien saat ia mendaftar pertama kali, dan akan tetap digunakan pada kunjungan berikutnya. Semua data dan catatan disimpan dalam satu dokumen rekam medis milik satu pasien.

Kelebihan

Catatan medis pasien menjadi berkesinambungan, dokter dapat melihat riwayat pasien berobat pada kunjungan sebelumnya. Tak hanya itu, tidak memerlukan tempat penyimpanan besar karena setiap kunjungan pasien dapat dimasukkan ke dalam 1 folder.

Kekurangan 

Kekurangan dari sistem penomoran unit adalah waktu pencarian dokumen rekam medis pasien yang lebih lama. Petugas rekam medis harus mencari dokumen rekam medis pasien agar dapat diantar ke ruang dokter.

Beberapa fasilitas pelayanan kesehatan seperti puskesmas memisahkan antara loket pasien baru dan pasien lama dengan tujuan dapat mempercepat proses pelayanan bagi pasien baru. Akan tetapi, tetap membutuhkan waktu untuk mencari rekam medis pasien lama, terutama pasien lama yang tidak membawa KIB.

Bagi pasien yang tidak membawa KIB, petugas rekam medis akan menanyakan nama pasien dan mencari nomor rekam medis pasien melalui Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). KIUP disimpan di sebuah rak di dalam loket rekam medis berdasarkan urutan abjad dan dikelompokkan berdasarkan tiga huruf depan nama pasien. 

Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Sistem penomoran rekam medis yang menggabungkan cara seri dan unit, yaitu setiap pasien datang mendaftar akan diberikan nomor seri baru, tetapi setelah pelayanan selesai petugas rekam medis akan mencari data lamanya melalui KIUP. Setelah dokumen rekam medis lama ditemukan, nomor seri baru pasien tersebut akan dicoret untuk dipergunakan ke pasien berikutnya, dan rekam medis barunya digabungkan ke folder yang lama.

Kelebihan

Kelebihan dari sistem seri unit adalah pelayanan di awal menjadi lebih cepat, pasien tidak perlu menunggu lama untuk dicarikan dokumen rekam medis lamanya. 

Kekurangan

Kerugiannya tentunya petugas rekam medis menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan karena harus mencari dokumen rekam medis yang lama. Bagi pasien dan dokter tidak memiliki informasi medis yang berkesinambungan pada awalnya, dan dokumen hanya menjadi berkesinambungan ketika berkas dijadikan satu folder. 

Melihat kelebihan dan kerugian masing-masing sistem penomoran rekam medis di atas, banyak fasilitas kesehatan yang akhirnya memilih untuk menggunakan sistem penomoran unit dengan pertimbangan:

Satu dokumen rekam medis pasien memiliki informasi yang lengkap mengenai pasien, data berkesinambungan dan dapat melihat riwayat pasien sebelumnya

Petugas tidak perlu menggabungkan dokumen baru ke folder lama 

Namun, kini dengan kehadiran rekam medis elektronik petugas rekam medis tidak perlu mencari dokumen rekam medis secara manual. Rekam medis elektronik dapat diakses dalam hitungan detik ketika pasien mendaftar di loket pendaftaran. Pasien hanya perlu memberi tahu tanggal lahir dan rekam medis pasien dapat dengan cepat dicarikan oleh petugas pendaftaran.

Solusi Integrasi SIMRS di Klinik dan Rumah Sakit

Aido memberikan layanan sistem informasi manajemen untuk rumah sakit maupun klinik yang terintegrasi dengan rekam medis elektronik. Dengan sistem yang mudah dioperasikan serta memiliki fitur yang lengkap seperti (pendaftaran online, sistem antrean pasien, telemedisin, inventori, pengantaran obat, pembayaran dan berbagai fitur lain dalam mempermudah pekerjaan). Mulai transformasi digital faskes Anda sekarang, hubungi kami.