Dalam dunia kesehatan yang terus berkembang, manajemen rekam medis menjadi suatu aspek kritis dalam memberikan pelayanan yang berkualitas dan terpadu. Pengelolaan rekam medis mencakup perbedaan antara rekam medis aktif, yang merinci informasi terkini mengenai perawatan pasien, dengan rekam medis inaktif, yang menyimpan jejak perawatan masa lalu yang tidak lagi aktif digunakan oleh pasien. 

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. 

Setiap dokter dan dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis, dan rekam medis pada klinik wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 (dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah 2 tahun, maka rekam medis dapat dimusnahkan. 

Sedangkan menurut BPPRM (Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis) tahun 2006, retensi memiliki pengertian yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis inaktif dengan dokumen rekam medis yang masih aktif di ruang penyimpanan (filing). Karena itu, klinik harus melakukan retensi rekam medis antara 2 hingga 5 tahun. 

Rekam medis konvensional dikelola dan disimpan selama minimal 5 tahun. Setelah melewati periode tersebut, rekam medis akan diorganisir menjadi dua kategori, yaitu rekam medis aktif dan rekam medis inaktif. Rekam medis aktif adalah dokumen yang masih digunakan oleh pasien secara terus-menerus, sementara rekam medis inaktif merujuk pada dokumen yang tidak lagi digunakan oleh pasien setelah 5 tahun, berdasarkan tanggal kunjungan terakhir pasien di fasilitas pelayanan kesehatan. Rekam medis inaktif ini kemudian disimpan terpisah dalam ruang penyimpanan inaktif.

Namun, dengan perkembangan peraturan seperti Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis, jangka waktu penyimpanan rekam medis elektronik adalah paling singkat 25 (dua puluh lima) tahun sejak tanggal kunjungan terakhir pasien. Setelah batas waktu tersebut, data Rekam Medis Elektronik dapat dikecualikan untuk dimusnahkan apabila data tersebut masih akan dipergunakan atau dimanfaatkan. Pemusnahan Rekam Medis Elektronik dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Tujuan Retensi Rekam Medis

Menurut Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006) tujuan dari retensi adalah:

• Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah

• Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat rekam medis baru

• Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis bila sewaktu–waktu dibutuhkan

• Menyelamatkan arsip yang bernilai

• Mengurangi arsip yang tidak bernilai

Kegiatan retensi ini dilakukan secara berkala oleh petugas filing, di mana mereka memisahkan dokumen yang telah melewati periode retensi dari rekam medis aktif, kemudian mengurutkannya berdasarkan tanggal terakhir kunjungan medis.

Transisi Rekam Medis Konvensional ke Rekam Medis Elektronik

Dengan transisi rekam medis konvensional ke rekam medis elektronik, petugas rekam medis tidak perlu melakukan retensi secara manual lagi karena retensi dilakukan secara otomatis melalui sistem, yang nanti akan dibahas pada peraturan yang akan datang.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pengadopsian rekam medis elektronik:

Akses Cepat dan Efisien

Informasi kesehatan pasien dapat diakses dengan cepat dan mudah oleh penyedia layanan kesehatan, memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Kolaborasi yang Lebih Baik

Rekam medis elektronik memungkinkan kolaborasi yang lebih baik antara anggota tim medis yang terlibat dalam perawatan pasien. Mereka dapat dengan mudah berbagi informasi dan berkomunikasi secara efisien.

Reduksi Risiko Kesalahan

Penggunaan rekam medis elektronik dapat mengurangi risiko kesalahan manusia, seperti kesalahan penulisan atau pembacaan yang sering terjadi pada rekam medis konvensional.

Peningkatan Keamanan dan Privasi:

Sistem rekam medis elektronik dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data pasien. Akses ke informasi kesehatan dapat diatur secara ketat sesuai dengan regulasi privasi.

Efisiensi Administrasi

Administrasi kesehatan menjadi lebih efisien dengan pengurangan kertas, pencarian manual, dan proses administrasi tradisional. Hal ini dapat menghemat waktu dan biaya.

Integrasi dengan Sistem Lain

Rekam medis elektronik dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam organisasi kesehatan, seperti sistem pengelolaan janji temu, sistem laboratorium, atau sistem perencanaan sumber daya.

Histori Kesehatan yang Lengkap

Rekam medis elektronik menciptakan histori kesehatan yang lengkap dan terintegrasi untuk setiap pasien, memudahkan pemantauan kondisi kesehatan jangka panjang.

Pengurangan Ruang Penyimpanan

Dengan rekam medis yang tersimpan secara digital, kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik berkurang, mengurangi biaya penyimpanan dan meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan.

Penggunaan Sumber Daya yang Lebih Baik

Pemakaian sumber daya seperti waktu dan tenaga dapat dioptimalkan, karena petugas kesehatan dapat fokus pada perawatan pasien daripada tugas administratif yang berlebihan.

Peningkatan Pelayanan Pasien

Dengan akses yang cepat terhadap informasi pasien, penyedia layanan kesehatan dapat memberikan perawatan yang lebih personal dan terinformasi, meningkatkan kepuasan pasien.

Peralihan ke rekam medis elektronik dapat menciptakan sistem kesehatan yang lebih efisien, terintegrasi, dan responsif, memberikan manfaat signifikan bagi seluruh ekosistem kesehatan.

Rekam Medis Elektronik dari AIDO KLINIKA

Dua platform unggulan yang patut mendapat perhatian adalah AIDO KLINIKA. Ini adalah keuntungan signifikan yang ditawarkan oleh solusi ini:

1. Integrasi Komprehensif

AIDO KLINIKA memberikan integrasi yang komprehensif dengan sistem kesehatan yang ada. Dengan menyelaraskan data dari berbagai unit, mulai dari pendaftaran pasien hingga pengobatan dan laporan keuangan, keduanya menciptakan kerangka kerja terintegrasi yang meningkatkan kolaborasi dan efisiensi operasional.

2. Keamanan Data yang Tinggi

Keamanan data menjadi prioritas utama dalam dunia kesehatan. AIDO KLINIKA dilengkapi dengan sistem keamanan tingkat tinggi untuk melindungi informasi kesehatan sensitif pasien. Enkripsi data, otentikasi ganda, dan kontrol akses yang ketat memastikan bahwa data tetap aman dan bersifat pribadi.

3. Akses Cepat dan Mudah

Dengan antarmuka pengguna yang intuitif, kedua aplikasi ini memungkinkan penyedia layanan kesehatan mengakses rekam medis pasien dengan cepat dan mudah. Hal ini memberikan keuntungan signifikan dalam mengambil keputusan berbasis data, meningkatkan waktu respons terhadap perubahan kondisi pasien, dan mengoptimalkan perawatan.

4. Manajemen Janji dan Rujukan yang Efisien

Aplikasi ini memberikan kemudahan dalam manajemen janji dan rujukan pasien. Sistem pemberitahuan otomatis membantu mengurangi ketidakhadiran pasien, sementara fitur rujukan terintegrasi mempercepat kolaborasi antar spesialis untuk perawatan yang lebih holistik.

5. Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Dengan menyediakan alat analisis data canggih, AIDO KLINIKA membantu penyedia layanan kesehatan dalam memahami tren kesehatan, memprediksi risiko, dan mengoptimalkan sumber daya untuk perawatan yang lebih efektif.

6. Dukungan Mobilitas

AIDO KLINIKA memfasilitasi mobilitas tim kesehatan dengan memberikan akses ke rekam medis melalui perangkat seluler atau tablet. Ini memungkinkan penyedia layanan kesehatan untuk mengakses informasi di manapun dan kapanpun, meningkatkan responsibilitas dan perawatan pasien.

7. Kesesuaian dan Kepatuhan yang Tinggi

AIDO KLINIKA dirancang dengan memperhatikan pedoman regulasi kesehatan dan privasi data. Dengan mematuhi standar kesesuaian, keduanya membantu klinik tetap mematuhi aturan dan regulasi yang berlaku.

Penggunaan AIDO KLINIKA membawa manfaat yang substansial bagi penyedia layanan kesehatan dan pasien. Dengan integrasi yang canggih, keamanan data yang tinggi, dan kemudahan akses, keduanya menjadi solusi modern yang memajukan perawatan kesehatan menuju era digital. Keuntungan-keuntungan ini menciptakan ekosistem kesehatan yang lebih efisien, terjangkau, dan fokus pada pasien.