Mengenal Apa itu SIMRS

SIMRS adalah Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (Permenkes 82/2013), Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, perangkat, teknologi, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung pembangunan kesehatan.

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa SIMRS merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan yang berperan membantu proses pelayanan pada suatu Rumah Sakit, khususnya dalam hal membantu otomatisasi berbagai tugas dan prosedur yang diperlukan dalam operasional Rumah Sakit. Proses otomatisasi ini dapat meningkatkan efisiensi pelayanan dalam suatu Rumah Sakit secara signifikan, meliputi pencatatan data pasien, manajemen janji pasien, termasuk pengelolaan inventaris obat dan alat medis, serta otomatisasi gaji para staf dan tenaga medis.

Baca juga: Request Demo SIMRS Gratis Sekarang Juga

Keuntungan Menggunakan SIMRS

SIMRS memiliki berbagai macam keuntungan, diantaranya sebagai berikut :

1. Pelayanan Pasien yang Lebih Baik

SIMRS berperan dalam membantu pengelolaan data pasien secara efisien. Hal ini memungkinkan staf atau tenaga medis dapat mengakses informasi yang lebih cepat sekaligus mengurangi risiko kesalahan diagnosis, pemberian atau penyalahgunaan obat dalam penanganan pasien. Dengan demikian, perawatan yang diberikan kepada pasien dapat lebih efektif dan efisien.

2. Manajemen Inventaris yang Tepat

SIMRS membantu dalam pengecekan stok inventaris secara real-time, sehingga Rumah Sakit dapat mengetahui jumlah persediaan obat-obatan, peralatan medis, ataupun inventaris lainnya kapan saja secara akurat, Hal ini tentu membantu dalam mengoptimalkan persediaan guna menghindari kehabisan stok inventaris dalam suatu Rumah Sakit.

Selain itu, peran SIMRS sebagai manajemen inventaris sekaligus untuk menghindari risiko stok obat-obatan yang akan kadaluarsa. Hal ini juga memudahkan staf atau tenaga medis untuk lebih siap dalam mengambil langkah dan tindakan terhadap obat-obatan yang mendekati masa kadaluarsanya.Di sisi lain, pasien juga mendapatkan perawatan yang optimal dengan pemberian obat yang aman karena terpantau masa kadaluarsanya.

3. Efisiensi Operasional

SIMRS membantu meningkatkan efisiensi operasional rumah sakit dalam berbagai hal, seperti :

Proses otomatisasi oleh SIMRS memungkinkan Rumah Sakit dalam melakukan pencatatan atau proses administrasi lainnya secara manual. Hal ini tentu akan menghemat waktu sehingga proses pencatatan, pengelolaan jadwal dan janji dapat dilakukan secara langsung melalui sistem.

SIMRS membantu efisiensi pengelolaan jadwal dan janji secara otomatis. Dengan demikian, pada saat pasien hendak membuat janji, SIMRS akan menentukan ketersediaan dokter dan fasilitas yang dibutuhkan pasien. Hal demikian sekaligus menghindari terjadinya tumpang tindih janji serta waktu tunggu yang berlebihan, sehingga penyelenggaraan pelayanan kesehatan dapat berjalan lebih efisien.

Bukan hanya memudahkan dalam proses penyelenggaraan pelayanan kesehatan serta pengelolaan inventaris dan administrasi dalam suatu Rumah Sakit, adanya SIMRS memungkinkan Rumah Sakit melakukan evaluasi serta analisis kinerja operasional agar dapat berjalan lebih maksimal. Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan meningkatkan pelayanan kesehatan yang masih dirasa kurang, melakukan perbaikan atau pembaharuan pada fasilitas di lingkungan pelayanan kesehatan, guna mewujudkan penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang maksimal.

4. Analisis Data dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

SIMRS mengumpulkan data dan menyimpan data pasien, termasuk proses administratif dan operasional serta kinerja Rumah Sakit secara terpusat dan komprehensif. Hal ini memungkinkan pihak Rumah Sakit untuk memahami dinamika pelayanan kesehatan, termasuk kebutuhan pasien sehingga pihak Rumah Sakit dapat mengambil langkah serta keputusan yang lebih baik dalam hal perencanaan strategis dan operasional. Pengambilan keputusan ini dapat didasarkan pada bukti dan informasi yang kuat, yakni dari data yang telah terkumpul pada SIMRS.

5. Keamanan Data

SIMRS biasanya memiliki fitur keamanan data yang kuat, salah satunya dengan adanya enkripsi data. Enkripsi data berguna untuk melindungi informasi medis yang sensitif dari akses yang tidak sah, misalnya terkait data medis pasien.

Selain itu, SIMRS seringkali menyediakan fasilitas pencadangan (backup) serta pemulihan data yang dapat diatur sesuai jadwal tertentu secara otomatis. Dengan melakukan backup secara rutin dan terjadwal, membantu melindungi data serta informasi penting sekaligus sebagai langkah antisipasi kehilangan data akibat perangkat yang bermasalah maupun serangan malware.

Beberapa provider sebagai penyedia atau penyelenggara SIMRS, seperti AIDO Health telah berhasil meraih sertifikasi ISO 27001:2013. Dikutip dari laman isoindonesiacenter(dot)com, ISO 27001 merupakan suatu standar Internasional dalam menerapkan sistem manajemen keamanan informasi atau lebih dikenal dengan Information Security Management Systems (ISMS). Menerapkan standar ISO 27001 akan membantu organisasi atau perusahaan dalam membangun dan memelihara sistem manajemen keamanan informasi (ISMS). ISMS merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dengan organisasi atau perusahaan yang digunakan untuk mengelola dan mengendalikan risiko keamanan informasi dan untuk melindungi serta menjaga kerahasiaan (confidentiality), integritas (integrity) dan ketersediaan (availability) informasi.

ISO 27001, sebagai standar internasional untuk keamanan informasi, mensyaratkan audit ketat dan analisis mendalam terhadap seluruh sistem dan praktik keamanan data yang AIDO terapkan. Dengan lulusnya sertifikasi ini, AIDO HEALTH telah terbukti memiliki sistem manajemen keamanan informasi yang dapat diandalkan sekaligus menjadi komitmen dalam melindungi data sensitif dan rahasia dari rumah sakit dan klinik yang menjadi mitra kami. Oleh karena itu, AIDO dapat menjadi solusi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Anda

6. Pemantauan dan Evaluasi Kinerja

SIMRS membantu Rumah Sakit dalam melakukan pengukuran dan pemantauan kinerja Rumah Sakit secara real-time. Tidak hanya itu, SIMRS juga memungkinkan untuk melakukan identifikasi area yang memerlukan perbaikan dan perubahan. Dengan demikian, SIMRS memungkinkan evaluasi kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien mencakup evaluasi mengenai kecepatan dan ketepatan diagnosis serta penanganan pasien, kepuasan pasien, serta kepatuhan terhadap standar klinis, guna memastikan apakah penyelenggaraan pelayanan kesehatan telah dilakukan secara maksimal atau ada hal-hal yang masih dirasa kurang.

Cara Memilih Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang Tepat

Dalam memilih SIMRS diperlukan berbagai pertimbangan. Berikut beberapa langkah yang dapat membantu dalam memilih SIMRS yang tepat:

1. Identifikasi Kebutuhan Spesifik

Langkah pertama dalam memilih SIMRS yang tepat adalah dengan melakukan identifikasi kebutuhan spesifik yang melibatkan penilaian secara menyeluruh terhadap berbagai proses yang dilakukan terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan dalam suatu Rumah Sakit, seperti proses operasional, pengelolaan inventaris, termasuk yang berkaitan dengan administratif. Hal ini diperlukan guna memastikan bahwa kebutuhan dan tujuan operasional Rumah Sakit benar-benar dapat terpenuhi.

2. Evaluasi Anggaran

Langkah ini dapat dilakukan dengan menentukan anggaran yang tersedia untuk dialokasikan pada implementasi SIMRS. Berbagai biaya yang perlu dipertimbangkan bukan hanya mencakup biaya lisensi perangkat lunak, melainkan juga biaya lainnya termasuk pemeliharaan sistem, biaya implementasi, biaya konsultasi atau pelatihan, biaya dukungan teknis, biaya pemeliharaan perangkat lunak, hingga biaya pembaruan. Dengan melakukan evaluasi anggaran dengan cermat membantu dalam memastikan keberhasilan implementasi penggunaan SIMRS.

3. Evaluasi Pasar

Penelitian pasar dilakukan untuk identifikasi provider sebagai penyedia atau penyelenggara SIMRS yang memiliki reputasi baik sekaligus menyediakan layanan SIMRS yang sesuai dengan kebutuhan. Salah satu langkah yang dapat dilakukan dalam menelusuri pasar adalah dengan mencari referensi atau rekomendasi dari penyelenggara pelayanan kesehatan, baik itu Rumah Sakit maupun lembaga kesehatan lainnya yang telah menggunakan layanan SIMRS. Beberapa referensi atau rekomendasi yang berhasil diperoleh dapat menjadi bahan pertimbangan sebelum menentukan berbagai pilihan SIMRS yang tersedia.

4. Evaluasi Fungsionalitas

Langkah ini dilakukan dengan melibatkan penilaian fitur dan fungsional SIMRS yang ditawarkan. Buat daftar fitur dan fungsionalitas yang diperlukan dari SIMRS berdasarkan pada kebutuhan yang telah diidentifikasi. Daftar inilah yang nantinya menjadi bahan acuan dalam mempertimbangkan layanan SIMRS mana yang hendak digunakan. Apabila memungkinkan, maka dapat pula menggunakan demonstrasi atau uji coba produk SIMRS yang tersedia. Hal ini memberi kesempatan untuk menguji langsung fitur dan fungsionalitas sistem agar sesuai dengan kebutuhan dan ekspektasi.

5. Keamanan dan Kepatuhan

Keamanan dan kepatuhan menjadi dua aspek penting yang harus menjadi perhatian. Hal ini dapat dilakukan dengan memastikan bahwa SIMRS yang ditawarkan telah memenuhi berbagai peraturan kesehatan yang berlaku. Selain itu, perlu dilakukan peninjauan terhadap fitur keamanan data yang disediakan guna memastikan bahwa data serta informasi yang akan diinput pada SIMRS dapat terlindungi dengan baik.

6. Kemudahan Penggunaan

SIMRS yang mudah digunakan akan memudahkan staf atau tenaga medis dalam mengoperasikannya. Dengan demikian, pemanfaatan SIMRS akan lebih efektif sekaligus meningkatkan efisiensi operasional dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan dalam suatu Rumah Sakit.

7. Integrasi dengan Sistem Lain

Langkah selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah memastikan bahwa SIMRS dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh rumah sakit, seperti sistem pencatatan medis elektronik (EMR), sistem pencitraan medis (PACS), atau sistem keuangan. Dengan demikian, SIMRS dapat beroperasi secara sinergis dalam melakukan pertukaran data antar sistem dan integrasi ke platform SATUSEHAT Kemenekes.

8. Dukungan dan Pemeliharaan

Dukungan dan pemeliharaan diperlukan untuk memastikan bahwa SIMRS dapat beroperasi dengan baik sehingga dapat terus mendukung penyelenggaraan pelayanan kesehatan pada suatu Rumah Sakit. Hal ini mencakup dukungan teknis yang responsif dan mudah untuk diakses. Selain itu, Rumah Sakit perlu memastikan bahwa penyedia SIMRS memiliki jadwal pemeliharaan rutin mencakup pembaruan perangkat lunak, perbaikan bug, atau peningkatan fungsionalitas, guna memastikan bahwa SIMRS tetap berjalan secara lancar dan aman.

9. Uji dan Evaluasi

Langkah ini memungkinkan untuk menguji secara langsung fitur dan fungsionalitas SIMRS sebelum mengadopsinya secara penuh. Uji sistem dan evaluasi dilakukan untuk memastikan bahwa SIMRS yang digunakan telah memenuhi kebutuhan dan tujuan operasional Rumah Sakit yang berguna dalam meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan kesehatan.

10. Rencanakan Implementasi

Langkah ini dilakukan untuk memastikan bahwa proses pengenalan hingga pengoperasian SIMRS dapat berjalan lancar, efektif, dan efisien. Rencana implementasi ini dapat dilakukan dengan melibatkan pelatihan staf serta tenaga medis, melakukan migrasi data yang ada, serta perencanaan peralihan dari proses manual ke proses otomatisasi melalui SIMRS.

11. Evaluasi dan Perbaikan Terus-Menerus

Setelah merencanakan implementasi, langkah yang berikutnya dilakukan adalah terus melakukan pemantauan terhadap kinerja SIMRS serta melakukan identifikasi area yang sekiranya perlu perbaikan. Pemantauan tersebut perlu dilakukan secara rutin agar identifikasi masalah didapatkan secara maksimal. Identifikasi ini mencakup perhatian terhadap waktu respons sistem, kecepatan akses data, dan kinerja umum lainnya agar dapat secara maksimal berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian, SIMRS dapat tetap relevan serta efektif dan efisien mendukung pelayanan kesehatan yang berkualitas.

Tantangan dalam Implementasi SIMRS

Implementasi SIMRS dapat melibatkan sejumlah tantangan, diantaranya meliputi :

1. Biaya Implementasi yang Tinggi

Bagi Rumah Sakit yang memiliki anggaran terbatas, biaya implementasi yang tinggi tentu menjadi hambatan besar untuk menggunakan SIMRS. Meski demikian, perlu dipahami bahwa biaya yang harus dikeluarkan tersebut sebanding dengan manfaat jangka panjang yang akan didapatkan ketika menggunakan SIMRS. Untuk itu, pihak Rumah Sakit perlu mencari sumber dana tambahan, baik melalui negosiasi atau mempertimbangkan opsi SIMRS yang terjangkau sesuai dengan anggaran yang tersedia.

2. Perubahan Budaya Organisasi

Dalam menerapkan SIMRS, budaya pencatatan secara manual menjadi otomatisasi tentu memerlukan waktu untuk adaptasi. Untuk itu, pihak manajemen Rumah Sakit perlu mengadakan pendidikan atau pelatihan kepada para staf atau tenaga medis agar pengoperasian SIMRS dapat dilakukan dengan maksimal.

3. Ketersediaan dan Pelatihan Staf

Mengingat implementasi SIMRS yang memerlukan keterampilan teknis dalam pengelolaan serta pengoperasiannya, maka penting bagi manajemen Rumah Sakit mengadakan waktu khusus untuk memberikan pelatihan kepada para staf atau tenaga medis berkaitan dengan pengoperasian SIMRS.

4. Keamanan Data

SIMRS menyimpan data serta informasi medis yang bersifat pribadi, khususnya mengenai data pasien. Untuk itu, pihak Rumah Sakit perlu memperhatikan kebijakan keamanan SIMRS yang diterapkan, pelatihan bagi para staf atau tenaga medis mengenai praktik keamanan yang baik, serta memastikan kepada penyedia SIMRS agar menggunakan teknologi keamanan yang canggih dan ketat sesuai dengan standar keamanan yang berlaku.

5. Kepatuhan Regulasi

Perlu diingat bahwa regulasi kesehatan akan terus berkembang dan mengalami perubahan seiring berjalannya waktu. Untuk itu, Rumah Sakit perlu memperhatikan agar SIMRS yang diterapkan dapat terus di-upgrade agar sejalan dengan regulasi yang berlaku.

6. Kualitas Data yang Buruk

Kualitas data yang buruk dan tidak akurat dapat berpengaruh pada kesalahan dalam pengambilan keputusan yang dilakukan oleh staf atau tenaga medis. Hal ini juga akan berpengaruh pada proses analisis dan pelaporan sehingga efisiensi pelayanan atau perawatan yang diberikan tidak berjalan secara maksimal.

7. Integrasi dengan Sistem yang Ada

Pada umumnya, sebagian Rumah Sakit menggunakan sistem lain seperti sistem pencatatan medis elektronik (EMR), sistem pencitraan medis (PACS), atau sistem keuangan. Di sisi lain, proses integrasi SIMRS dengan berbagai sistem yang telah ada pada Rumah Sakit tersebut membutuhkan upaya tambahan dikarenakan adanya perbedaan platform teknologi, bahasa pemrograman, dan lainnya. Maka diperlukan kolaborasi erat dan matang antara tim IT, staf atau tenaga medis, serta penyedia SIMRS agar proses integrasi dapat berjalan lancar.

8. Waktu dan Sumber Daya yang Diperlukan

Sejalan dengan beberapa poin sebelumnya, penerapan SIMRS tidak dapat dilakukan secara instan. Hal ini dikarenakan ada Sumber Daya Manusia yang terlibat, khususnya staf atau tenaga medis. Selain itu, implementasi SIMRS melibatkan berbagai tahapan mulai dari perencanaan, pengembangan, pengujian, pelatihan, hingga migrasi data yang tentunya akan memakan waktu yang tidak sebentar. Untuk itu, perlu dilakukan perencanaan secara matang agar komunikasi serta koordinasi antar pihak yang terlibat dapat berjalan secara efektif dan maksimal.

Sanksi Administratif untuk Ketidakpatuhan dalam Penyelenggaraan RME dan SATUSEHAT

Menurut Surat Edaran Menteri Kesehatan No. HK.02.01/MENKES/1030/2023, pengawasan dan pembinaan terhadap pelaksanaan rekam medis elektronik (RME) menjadi tanggung jawab walikota/bupati, gubernur, dan menteri, sesuai dengan kewenangan mereka masing-masing. Seperti halnya regulasi lainnya, ketidakpatuhan terhadap aturan ini akan dikenakan sanksi. Fasilitas pelayanan kesehatan yang tidak menerapkan RME akan dikenai sanksi administratif oleh Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan atas mandat Menteri Kesehatan.

Berdasarkan SE Menteri Kesehatan No. HK.02.01/MENKES/1030/2023, terdapat tiga jenis sanksi administratif yang dapat dikenakan kepada fasilitas pelayanan kesehatan yang melanggar ketentuan terkait RME dan SATUSEHAT.

1. Teguran Tertulis

Fasilitas kesehatan yang belum menerapkan RME yang terintegrasi dengan platform SATUSEHAT hingga 31 Desember 2023 akan menerima teguran tertulis sebagai bentuk sanksi awal.

2. Penyesuaian Status Akreditasi Fasilitas Layanan Kesehatan

Sanksi berikutnya adalah rekomendasi penyesuaian status akreditasi. Akreditasi merupakan faktor penting bagi kelangsungan fasilitas kesehatan. Penyesuaian status ini dapat dikenakan dalam dua kondisi:

Fasilitas kesehatan yang telah menerapkan RME namun datanya belum terintegrasi dengan SATUSEHAT hingga 31 Maret 2024.

Fasilitas kesehatan yang datanya telah terintegrasi dengan SATUSEHAT, namun integrasi tersebut kurang dari 50% hingga 31 Juli 2024.

3. Pencabutan Status Akreditasi

Sanksi paling berat adalah pencabutan status akreditasi. Ini akan dikenakan pada fasilitas kesehatan yang sama sekali tidak melaksanakan RME dan tidak mengintegrasikan data ke dalam SATUSEHAT hingga 31 Juli 2024.

4. Pencabutan Izin Usaha

Selain ketiga sanksi administratif di atas, SE Menteri Kesehatan No. HK.02.01/MENKES/1030/2023 juga memberikan kewenangan khusus kepada Direktur Jenderal Pelayanan Kesehatan untuk mencabut izin usaha fasilitas kesehatan yang melanggar ketentuan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Demikian penjelasan tentang sanksi administratif terkait ketidakpatuhan dalam penyelenggaraan RME dan SATUSEHAT. Penting bagi semua fasilitas pelayanan kesehatan untuk mematuhi ketentuan ini demi kelancaran pelayanan kesehatan dan kepentingan pasien. 

Baca juga: Sanksi Administratif Karena Tidak Menyelenggarakan RME dan SATUSEHAT

Solusi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)

Operasional harian rumah sakit, memiliki berbagai kegiatan yang harus dikelola dengan baik. Mulai dari pendaftaran pasien, pengelolaan data medis, rekam jejak keuangan, stok obat dan perlengkapan medis, hingga manajemen sumber daya manusia. Tanpa bantuan dari teknologi informasi yang baik, cepat, dan dapat diandalkan, mengelola semua hal ini dapat menjadi tugas yang sangat rumit dan rawan kesalahan.

Inilah mengapa pentingnya SIMRS. Sistem ini hadir untuk membantu rumah sakit mengelola seluruh aspek tersebut dengan efisien, akurat, dan terintegrasi. Data pasien, penggunaan obat, dan inventaris dapat tercatat dengan baik, sehingga meminimalkan risiko kesalahan dan meningkatkan kualitas layanan. Selain itu, SIMRS juga memungkinkan analisis data yang mendalam, membantu rumah sakit dalam mengambil keputusan yang lebih baik dan berdasarkan fakta.

AIDO HOSPITA adalah solusi SIMRS yang menawarkan berbagai solusi terbaik untuk mengatasi tantangan implementasi SIMRS di rumah sakit Anda. Dengan AIDO HOSPITA, Anda dapat mengoptimalkan manajemen pasien, mengelola inventaris obat dan peralatan medis dengan efisien, serta meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Solusi ini juga memberikan dukungan teknis yang kuat dan pelatihan staf yang komprehensif, memastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang Anda butuhkan untuk sukses dengan SIMRS.

Integrasi dan interoperabilitas yang mulus dengan sistem lain, keamanan data yang canggih, dan pematuhan regulasi yang ketat membuat AIDO HOSPITA menjadi pilihan yang kuat untuk rumah sakit yang ingin memaksimalkan efisiensi dan kualitas pelayanan pasien mereka. Dengan AIDO HOSPITA, Anda dapat mengatasi sebagian besar tantangan yang mungkin muncul selama implementasi SIMRS, dan menuju ke masa depan perawatan kesehatan yang lebih terkoneksi dan berbasis teknologi.

Faktor lain yang harus dipertimbangkan sebelum memilih vendor penyedia sistem informasi rumah sakit adalah keamanan informasi. Keamanan informasi sangatlah penting dalam pengelolaan data kesehatan di rumah sakit.

AIDO Health telah berhasil meraih sertifikasi ISO/IEC 27001:2013 yang menegaskan AIDO telah mematuhi standar internasional dalam mengelola keamanan informasi. Dengan sertifikasi ini, rumah sakit dan klinik yang bekerja sama dengan AIDO Health dapat memiliki keyakinan tambahan bahwa data pasien dikelola dengan standar tertinggi dalam hal keamanan. Untuk itu, AIDO dapat menjadi solusi pematuhan pelayanan kesehatan Anda.

Tak hanya SIMRS saja, AIDO juga menyediakan AIDO KLINIKA, sebuah SIM Klinik, bagi klinik atau fasilitas pelayanan primer yang ingin mengadopsi SIM Klinik. Request demo gratis sekarang.